Shadow AI w dziale finansów: zespół już wkleja faktury do czatów. Co z tym zrobić

Skąd się bierze shadow AI

Nie ze złej woli. Pracownicy mają za dużo powtarzalnej pracy i szukają szybszej drogi: wklejają fakturę, żeby szybciej odczytać pozycje; listę płac, żeby znaleźć błąd; umowę, żeby streścić warunki. Publiczne narzędzia są pod ręką, działają od razu i nie wymagają zgody działu IT.

Problem polega na tym, że firma traci kontrolę nad tym, gdzie trafiają dane - a w przypadku danych osobowych to kwestia nie tylko bezpieczeństwa, ale i zgodności z RODO.

Jakie są realne ryzyka

• Dane osobowe pracowników i kontrahentów przekazywane podmiotowi, z którym firma nie ma umowy powierzenia.
• Brak wiedzy, jak długo dane są przechowywane i do czego mogą być wykorzystywane przez dostawcę narzędzia.
• Brak śladu: nie wiadomo, kto, kiedy i jakie dane wkleił.
• Błędy w wynikach, które nikt nie weryfikuje, bo narzędzie jest „nieoficjalne".
• Ryzyko dla tajemnicy przedsiębiorstwa: warunki umów, marże, wynagrodzenia.

Dlaczego sam zakaz nie działa

Pierwszą reakcją wielu firm jest zakaz korzystania z AI. Zakaz ma sens jako element polityki, ale sam w sobie zwykle nie rozwiązuje problemu. Potrzeba, która pchnęła ludzi do tych narzędzi - nadmiar powtarzalnej pracy - dalej istnieje. Zakaz sprawia jedynie, że korzystanie z AI staje się mniej widoczne.

Jak wygląda bezpieczna alternatywa

1. 1Polityka AI. Jasne zasady: jakich narzędzi wolno używać, do jakich danych, kto odpowiada za zgodność.
2. 2Automatyzacja zamiast czatu. Zamiast wklejać faktury do czatu, zespół korzysta z systemu, który sam odczytuje i rozpisuje dokumenty w kontrolowanym środowisku.
3. 3Kontrola nad miejscem przetwarzania. Chmura w UE z umową powierzenia albo model AI uruchomiony na serwerze firmy, gdzie dane w ogóle nie opuszczają sieci.
4. 4Anonimizacja. Dane osobowe - PESEL, numery kont, wynagrodzenia, adresy - maskowane, zanim dokument trafi do modelu.
5. 5Ślad audytowy. Każda operacja zapisana: kto, co i kiedy.

Co powinna zawierać polityka AI w dziale finansów

• Listę zatwierdzonych narzędzi i zakres ich użycia - do jakich zadań, na jakich danych.
• Kategorie danych, których nie wolno przekazywać do zewnętrznych narzędzi bez zgody: dane osobowe, wynagrodzenia, dane kontrahentów, tajemnica przedsiębiorstwa.
• Wymagania wobec dostawców: lokalizacja przetwarzania, umowa powierzenia, brak trenowania modeli na danych firmy.
• Zasadę weryfikacji: wynik AI zawsze sprawdza człowiek, zanim trafi do ksiąg, deklaracji czy do klienta.
• Osobę odpowiedzialną i ścieżkę zgłaszania wątpliwości.

Polityka nie musi być długa. Ważne, żeby była zrozumiała dla zespołu i żeby za nią szło narzędzie, które realnie odpowiada na potrzeby ludzi.

Jak rozmawiać o tym z zespołem

Rozmowa o shadow AI łatwo zamienia się w szukanie winnych. To błąd: ludzie, którzy sięgają po AI, zwykle robią to, żeby lepiej wykonywać swoją pracę. Lepszy efekt daje pytanie „co chcielibyście, żeby robiło się samo?" niż „kto wklejał dane do czatu?".

Odpowiedzi zespołu to gotowa lista automatyzacji do wdrożenia - i najlepszy argument, że bezpieczna alternatywa będzie używana.

Pierwsze 30 dni: plan działania

1. 1Tydzień 1: rozmowy z zespołem - do czego używają AI, jakie dokumenty wklejają, jakiej pracy mają najwięcej.
2. 2Tydzień 2: krótka polityka AI i lista zatwierdzonych narzędzi, przekazana wszystkim w zrozumiałej formie.
3. 3Tydzień 3: wybór procesu do automatyzacji, który odpowiada na najczęstszą potrzebę - zwykle odczyt i rozpisywanie faktur.
4. 4Tydzień 4: uruchomienie bezpiecznego narzędzia na części dokumentów i zebranie opinii zespołu.

Taki plan nie rozwiązuje wszystkiego od razu, ale szybko zmienia kierunek: z ukrywania korzystania z AI na korzystanie z niego w sposób, nad którym firma ma kontrolę.

Od czego zacząć

Najprostszy pierwszy krok to rozmowa z zespołem: do czego dziś używają AI i dlaczego. Odpowiedzi zwykle wskazują dokładnie te procesy, które warto zautomatyzować w pierwszej kolejności.

Taxso powstało z myślą o działach i biurach, które chcą korzystać z AI bez utraty kontroli nad danymi. Możemy pracować w chmurze w UE albo zainstalować cały system - razem z modelem językowym - w Twojej infrastrukturze. Porozmawiajmy o tym, jak wygląda to u Was.

Najczęstsze pytania