KSeF w biurze rachunkowym: jak ułożyć codzienną obsługę, żeby nie zjadała etatu

Co się zmieniło w pracy biura

Przed KSeF dokumenty trafiały do biura od klienta: mailem, w segregatorze, przez program do skanowania. Biuro było zależne od tego, kiedy klient je dośle. Z KSeF faktury ustrukturyzowane są dostępne w systemie państwowym, a biuro - z odpowiednimi uprawnieniami - może je pobierać samodzielnie.

To duża zmiana na plus: mniej czekania na klienta, dane w ustrukturyzowanej formie zamiast skanów. Ale pojawiają się nowe zadania: zarządzanie uprawnieniami, regularne pobieranie, łączenie faktur z KSeF z dokumentami, które dalej przychodzą innymi kanałami.

Pięć rzeczy, które biuro musi mieć ułożone

1. 1Uprawnienia per klient. Każda firma klienta to osobna autoryzacja. Warto prowadzić rejestr: kto nadał uprawnienia, jakim sposobem, kiedy wygasają.
2. 2Pobieranie na bieżąco, nie raz w miesiącu. Faktury kosztowe pojawiają się codziennie. Pobieranie ich dopiero na koniec miesiąca przenosi całą pracę na kilka dni przed terminami.
3. 3Dopasowanie do systemu księgowego. Faktura z KSeF to dopiero dane. Trzeba ją przypisać do firmy, zadekretować i zapisać w ERP.
4. 4Dokumenty spoza KSeF. Faktury zagraniczne, paragony, część dokumentów wewnętrznych i wyciągi dalej przychodzą innymi kanałami. Potrzebny jest jeden obieg, w którym wszystko się spotyka.
5. 5Kontrola duplikatów i korekt. Ta sama faktura może przyjść z KSeF i mailem od klienta. Nie może trafić do ksiąg dwa razy; korekty muszą łączyć się z dokumentami pierwotnymi.

Co warto zautomatyzować

• Cykliczne pobieranie faktur dla wszystkich firm klientów naraz, z obsługą ograniczeń po stronie systemu (np. chwilowej blokady zapytań).
• Automatyczne przypisanie faktury do firmy i jej konfiguracji.
• Rozpisanie faktury na pozycje i propozycję dekretu według zasad klienta.
• Wykrywanie duplikatów między KSeF, mailem i skanami.
• Wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF dla klientów, którzy wystawiają je przez biuro, z zapisaniem numeru KSeF przy dokumencie.

Dzięki temu KSeF przestaje być dodatkowym kanałem do obsługi, a staje się źródłem, z którego dokumenty same płyną do właściwego miejsca.

Rola klienta biura

KSeF nie zwalnia klienta z udziału w obiegu. Biuro widzi faktury kosztowe, ale nie wie, czy każda z nich dotyczy działalności. Dobrą praktyką jest danie klientowi prostego sposobu na oznaczenie dokumentów („to nie mój koszt", „nie księguj") z jasnym terminem, po którym biuro przyjmuje dokumenty jako zaakceptowane.

Najczęstsze problemy biur z KSeF

• Uprawnienia rozproszone po różnych osobach i sposobach autoryzacji, bez rejestru - problem wychodzi, gdy ktoś odchodzi z biura.
• Pobieranie „ręczne" firma po firmie, co przy kilkudziesięciu klientach zajmuje godziny.
• Brak powiązania faktury z KSeF z dokumentem już wprowadzonym ręcznie - i w efekcie podwójne księgowanie.
• Faktury, które nie dotyczą działalności klienta (np. pomyłkowo wystawione na jego NIP), wprowadzane do ksiąg bez weryfikacji.
• Brak jasnej informacji dla klienta, które dokumenty biuro już ma, a które musi dosłać.

Checklista dla biura

• Rejestr uprawnień KSeF dla wszystkich klientów, z datami i sposobem autoryzacji.
• Ustalona częstotliwość pobierania faktur - najlepiej automatyczna i codzienna.
• Jeden obieg dokumentów, w którym spotykają się KSeF, mail, skany i wyciągi.
• Reguła dla duplikatów: który dokument jest nadrzędny, gdy ten sam przychodzi dwoma kanałami.
• Prosta ścieżka dla klienta do oznaczania dokumentów, które go nie dotyczą.
• Procedura na wypadek niedostępności systemu po stronie państwa.

Jeśli większość punktów jest odhaczona, KSeF przestaje być obciążeniem i zaczyna pracować na korzyść biura: dane są wcześniej, w lepszej formie i bez czekania na klienta.

KSeF a skala biura

Im więcej klientów, tym większa różnica między ręczną a automatyczną obsługą KSeF. Przy kilku firmach ręczne pobieranie to kilka minut dziennie. Przy kilkudziesięciu - godziny tygodniowo, plus ryzyko, że któraś firma zostanie pominięta.

Automatyczne, cykliczne pobieranie dla wszystkich firm naraz sprawia, że koszt obsługi KSeF przestaje rosnąć razem z liczbą klientów. To jeden z niewielu obszarów, w których biuro może urosnąć bez dokładania pracy.

KSeF w Taxso

Taxso obsługuje KSeF po swojej stronie: pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe dla wszystkich firm biura co 15 minut, łączy je z wgranymi plikami i skanami bez dubli i proponuje kategorie do Twojego systemu księgowego. Ty zatwierdzasz wyjątki.

Chcesz zobaczyć, jak to wyglądałoby przy Twoich klientach? Umów rozmowę - zaczniemy od tego, jak dziś wygląda u Was obieg dokumentów.

Najczęstsze pytania