Terminy kadrowe, których nie warto pilnować w kalendarzu

Dlaczego terminy kadrowe są trudne

Terminy podatkowe są wspólne dla wszystkich - każdy w dziale wie, kiedy mija termin JPK czy zaliczek. Terminy kadrowe są indywidualne: wynikają z daty zatrudnienia, stanowiska, orzeczenia lekarza, rodzaju umowy. Do tego zmieniają się przy każdej zmianie w zatrudnieniu.

W efekcie wiedza o nich jest rozproszona: część w systemie kadrowym, część w segregatorach, część w głowie osoby, która „zawsze tego pilnuje". Kiedy ta osoba idzie na urlop, ryzyko rośnie.

Najważniejsze terminy w jednym miejscu

• Badania okresowe - termin wynika z orzeczenia lekarza medycyny pracy i jest inny dla każdego pracownika.
• Szkolenia okresowe BHP - powtarzane co kilka lat, w zależności od stanowiska (krócej dla stanowisk robotniczych i szczególnie niebezpiecznych, dłużej dla administracyjno-biurowych).
• Umowy na czas określony - przepisy ograniczają łączny czas i liczbę takich umów; po przekroczeniu limitu umowa przechodzi na czas nieokreślony.
• Zaległy urlop wypoczynkowy - powinien zostać wykorzystany do 30 września kolejnego roku kalendarzowego.
• Składki ZUS - termin płatności zależy od formy płatnika.
• PIT-11 - informacja dla pracownika i urzędu skarbowego, przekazywana po zakończeniu roku podatkowego w ustawowym terminie.
• Okresy wypowiedzenia, koniec okresu próbnego, powrót z urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego - terminy zależne od zdarzeń w zatrudnieniu.

Co może robić system

Pilnowanie terminu to w gruncie rzeczy prosta logika: data początkowa, reguła wyliczenia, przypomnienie z wyprzedzeniem. Właśnie dlatego dobrze nadaje się do automatyzacji.

• Wyliczanie dat na podstawie danych już obecnych w systemie kadrowym: daty zatrudnienia, stanowiska, orzeczenia.
• Przypomnienia z wyprzedzeniem - do działu kadr, kierownika i pracownika.
• Generowanie dokumentów z szablonów: skierowania na badania, aneksy, informacje dla pracownika.
• Lista „do zrobienia w tym miesiącu" zamiast przeglądania arkusza.
• Ślad: kto i kiedy zareagował na przypomnienie.

Najważniejsze, żeby dane były wpisywane raz - w systemie kadrowym - a nie dublowane w osobnym arkuszu, który szybko się rozjeżdża z rzeczywistością.

Jak wdrożyć to bez zmiany programu kadrowego

Większość firm ma już program kadrowo-płacowy i nie chce go wymieniać. Nie trzeba. Automatyzacja może działać jako nakładka: odczytuje dane z istniejącego systemu, wylicza terminy i pilnuje ich, a dokumenty zapisuje tam, gdzie zawsze były.

1. 1Zrób inwentaryzację: jakie terminy pilnujecie dziś i gdzie są zapisane.
2. 2Ustal źródło prawdy: z którego systemu pochodzą daty i dane pracowników.
3. 3Skonfiguruj reguły i wyprzedzenie przypomnień - inne dla badań, inne dla końca umowy.
4. 4Przez pierwszy miesiąc porównuj przypomnienia systemu z dotychczasowym kalendarzem, potem wyłącz kalendarz.

Ile kosztuje przegapiony termin

Konsekwencje przegapienia terminu kadrowego są różne - od drobnej niedogodności po realne ryzyko prawne i finansowe. Pracownik bez aktualnych badań nie powinien być dopuszczony do pracy. Umowa na czas określony przekroczona o jeden dzień zmienia charakter zatrudnienia. Spóźnione składki to odsetki, a powtarzające się zaniedbania - ryzyko przy kontroli.

Do tego dochodzi koszt zaufania: pracownik, który dowiaduje się od siebie samego, że jego badania wygasły, ma prawo wątpić w organizację działu kadr.

Skala: dlaczego arkusz przestaje wystarczać

Przy kilku pracownikach arkusz działa. Przy kilkudziesięciu zaczyna się rozjeżdżać, przy kilkuset - staje się osobnym projektem do utrzymania. Każda zmiana w zatrudnieniu wymaga aktualizacji w dwóch miejscach: w systemie kadrowym i w arkuszu. Wystarczy jedna pominięta zmiana, żeby przypomnienie przyszło za późno albo wcale.

• Każdy nowy pracownik to kilka nowych terminów do wpisania.
• Każda zmiana stanowiska może zmienić częstotliwość badań i szkoleń.
• Każdy urlop długoterminowy przesuwa część terminów.
• Każde odejście wymaga usunięcia terminów, żeby nie generowały fałszywych alarmów.

System, który wylicza terminy z danych kadrowych, robi to wszystko automatycznie - bo korzysta z jednego źródła prawdy.

Kadry na autopilocie: wdrożenie z Taxso

W ramach wdrożenia Taxso terminy kadrowe stają się częścią ekosystemu księgowego: dane wpisane raz w systemie kadrowym zasilają przypomnienia, dokumenty i listy płac. Dla firm z wysokimi wymaganiami bezpieczeństwa cały moduł może działać na serwerze w ich infrastrukturze.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak to wyglądałoby na Waszym programie kadrowym, umów rozmowę - zaczynamy od przeglądu, jakie terminy dziś pilnujecie i ile to kosztuje zespół.

Najczęstsze pytania