Lista płac w dużej firmie: gdzie ginie czas i co da się zautomatyzować

Zespół Taxso4 min czytania

Programy płacowe od lat liczą wynagrodzenia poprawnie i szybko. A mimo to w wielu firmach przygotowanie listy płac zajmuje dział kilka dni w miesiącu. Powód jest prosty: sama kalkulacja to ostatni krok długiego łańcucha zbierania i sprawdzania danych.

Lista płac to łańcuch, nie jedno kliknięcie

Żeby program płacowy mógł policzyć wynagrodzenia, potrzebuje kompletnych danych: czasu pracy, nadgodzin, nieobecności, zmian w umowach, dodatków i potrąceń. Te dane pochodzą z różnych miejsc - systemu ewidencji czasu, kierowników, e-ZLA, wniosków urlopowych, działu kadr.

W wielu firmach łączenie tych danych odbywa się ręcznie: eksporty, arkusze, maile z prośbą o uzupełnienie. To tu ginie czas i tu powstaje większość błędów.

Pięć kroków i miejsca, w których ginie czas

  1. 1Zbieranie czasu pracy. Ewidencje z kilku źródeł, zmiany grafików, nadgodziny. Najczęściej przepisywane albo sklejane w arkuszu.
  2. 2Nieobecności i zwolnienia. L4, urlopy, opieka - trzeba je zebrać, sprawdzić i wprowadzić, często z kilku kanałów.
  3. 3Kalkulacja i kontrola. Samo naliczenie jest szybkie, ale sprawdzenie, czy wynik ma sens, wymaga porównania z poprzednimi miesiącami.
  4. 4Przelewy i dekrety. Paczka przelewów do banku i dekret płacowy do księgowości - często przygotowywane osobno.
  5. 5Deklaracje i dokumenty dla pracowników. Rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym, paski płacowe.

W każdym z tych kroków dane już gdzieś istnieją. Problem polega na tym, że muszą przejść przez człowieka, żeby trafić do kolejnego systemu.

Co realnie da się zautomatyzować

  • Zaciąganie czasu pracy i nieobecności bezpośrednio z systemów źródłowych, z kontrolą kompletności.
  • Kontrolę odchyleń: automat porównuje wynik z poprzednimi okresami i pokazuje tylko podejrzane różnice.
  • Przygotowanie paczki przelewów i dekretu płacowego do zatwierdzenia.
  • Przygotowanie i rozesłanie dokumentów dla pracowników.
  • Synchronizację danych pracowników między kadrami, płacami i księgowością - wpisane raz, widoczne wszędzie.

Program płacowy dalej liczy wynagrodzenia - automatyzacja dba o to, żeby dostał kompletne dane i żeby wynik trafił dalej bez przepisywania.

Kontrola zostaje u człowieka

Wynagrodzenia to obszar, w którym błąd jest szczególnie odczuwalny - dla pracownika i dla firmy. Dlatego dobra automatyzacja płac nie usuwa kontroli, tylko ją ułatwia: zamiast sprawdzać wszystko, dział płac sprawdza to, co system oznaczył jako odbiegające od normy.

Najczęstsze źródła błędów na liście płac

  • Niekompletne dane o czasie pracy - brakujący dzień, nieuwzględnione nadgodziny, zmiana grafiku zgłoszona mailem.
  • Nieobecności wprowadzone za późno - zwolnienie lekarskie, które dotarło po zamknięciu listy.
  • Zmiany w umowach niezsynchronizowane między kadrami i płacami.
  • Ręcznie przepisywane składniki - premie, dodatki, potrącenia z arkuszy kierowników.
  • Paczka przelewów przygotowana osobno i niezgodna z listą po ostatniej korekcie.

Wszystkie te błędy mają wspólny mianownik: dane przechodzą przez człowieka w miejscu, gdzie mogłyby przepływać automatycznie.

Harmonogram miesiąca w dziale płac po automatyzacji

  1. 1Przez cały miesiąc: czas pracy i nieobecności spływają na bieżąco, system sygnalizuje braki.
  2. 2Kilka dni przed zamknięciem: automatyczne przypomnienia do kierowników o zatwierdzeniu ewidencji.
  3. 3Dzień zamknięcia: kalkulacja w programie płacowym na kompletnych danych, raport odchyleń.
  4. 4Po zatwierdzeniu: paczka przelewów i dekret płacowy przygotowane do akceptacji, dokumenty dla pracowników wysłane.

Zamiast kilku dni zbierania danych dział płac zajmuje się tym, co wymaga wiedzy: wyjaśnianiem odchyleń, obsługą pytań pracowników i pilnowaniem zgodności.

Od czego zacząć w dziale płac

Najlepszym punktem startu jest mapa źródeł danych: skąd pochodzi czas pracy, nieobecności, zmiany w umowach, premie i potrącenia, i ile razy każda z tych informacji jest przepisywana, zanim trafi do programu płacowego. Zwykle już po jednej takiej mapie widać, które połączenie da największy efekt.

W wielu firmach jest to zaciąganie nieobecności i czasu pracy - bo te dane zmieniają się najczęściej i najczęściej przychodzą w ostatniej chwili. Automatyzacja tego jednego kroku potrafi skrócić zamknięcie listy płac bardziej niż jakakolwiek zmiana w samym programie płacowym.

Dane płacowe a bezpieczeństwo

Dane o wynagrodzeniach i zdrowiu pracowników należą do najbardziej wrażliwych w organizacji. Przy wyborze rozwiązania warto zapytać, gdzie te dane będą przetwarzane. W Taxso można wybrać chmurę w UE albo instalację na serwerze firmy, łącznie z modelem AI uruchamianym lokalnie, a dane osobowe mogą być anonimizowane przed przekazaniem do modelu.

Jeśli lista płac zajmuje Waszemu działowi więcej czasu, niż powinna, porozmawiajmy - zaczniemy od mapy, skąd dziś płyną dane i gdzie są przepisywane.

Najczęstsze pytania

Czy Taxso zastępuje program płacowy?+

Nie. Wynagrodzenia dalej liczy program płacowy firmy. W ramach wdrożenia Taxso dba o to, żeby dostał kompletne dane, sprawdza odchylenia i przekazuje wynik dalej: do banku, do księgowości, do pracowników.

Czy Taxso nalicza płace?+

Nie. Listę płac liczy Twój program płacowy. W ramach wdrożenia dla firm automatyzujemy kroki wokół niej: zbieranie danych z kilku źródeł, kontrolę kompletności i przygotowanie przelewów. Zatwierdza zawsze człowiek.

Jak szybko można zobaczyć efekt?+

To zależy od liczby źródeł danych i systemów. Zwykle zaczynamy od jednego kroku, np. zaciągania nieobecności, i rozszerzamy automatyzację miesiąc po miesiącu.

Czy automatyzacja płac działa z dowolnym programem płacowym?+

Taxso pracuje jako nakładka na istniejące systemy, a dane wymienia przez connectory. Dla programów, których jeszcze nie obsługujemy, connector budujemy pod wdrożenie - zakres i czas ustalamy po audycie procesów.

Czytaj dalej