Ile naprawdę kosztuje przepisywanie faktur? Jak policzyć to na własnych liczbach

Wzór, który mieści się na kartce

Podstawowy rachunek ma trzy składniki: liczbę dokumentów w miesiącu, średni czas wprowadzenia jednego dokumentu i koszt godziny pracy osoby, która to robi.

Przykład: 300 faktur miesięcznie po 4 minuty to 1 200 minut, czyli 20 godzin. W skali roku - 240 godzin, mniej więcej 30 dni roboczych jednej osoby. To przykład, nie średnia rynkowa: u Ciebie może być mniej albo znacznie więcej.

Jak zmierzyć czas na fakturę, żeby wynik był uczciwy

Najczęstszy błąd to szacowanie „na oko". Ludzie zwykle zaniżają czas własnej rutynowej pracy, bo nie liczą przerw, przełączania okien i szukania informacji. Lepiej zmierzyć to przez kilka dni.

1. 1Wybierz typowy tydzień, nie ostatni dzień przed terminem.
2. 2Poproś dwie–trzy osoby, żeby przy kilkudziesięciu fakturach zapisywały czas od otwarcia dokumentu do zapisania go w systemie.
3. 3Liczcie wszystko: pobranie pliku, otwarcie PDF-a, wyszukanie kontrahenta, dobór kategorii i stawki, poprawki.
4. 4Oddzielnie zanotuj dokumenty „trudne" - te, przy których trzeba było kogoś zapytać albo sprawdzić przepisy.

Średnia z takiego pomiaru będzie znacznie bliższa prawdy niż deklaracja „to zajmuje chwilę".

Koszty, których nie widać w arkuszu

Sam czas wprowadzania to tylko część rachunku. Przepisywanie ma też koszty pośrednie, które trudniej przeliczyć na złotówki, ale łatwo zauważyć w codziennej pracy:

• Błędy - literówka w kwocie czy zła stawka VAT wymaga później korekty, a czasem rozmowy z klientem.
• Opóźnienia - dokumenty czekające na wprowadzenie przesuwają rozliczenia i zwiększają presję przed terminami.
• Rotacja - monotonna praca jest jednym z powodów, dla których dobrzy ludzie odchodzą.
• Utracone przychody - czas, którego zespół nie może poświęcić nowym klientom albo doradztwu.

Co zrobić z wynikiem

Wynik rachunku nie mówi jeszcze, ile da się zaoszczędzić. Mówi, ile kosztuje obecny sposób pracy. Żeby oszacować efekt automatyzacji, podziel dokumenty na dwie grupy: powtarzalne (te same typy kosztów, stali kontrahenci) i nietypowe.

W grupie powtarzalnej automatyzacja zmienia pracę z wprowadzania na sprawdzanie - czas na dokument spada z minut do kilkunastu sekund przeglądu. W grupie nietypowej oszczędność jest mniejsza, bo decyzja i tak należy do człowieka.

Przykład krok po kroku

Załóżmy biuro, które obsługuje 40 firm, a każda generuje średnio 60 dokumentów kosztowych i sprzedażowych miesięcznie. To 2 400 dokumentów. Pomiar pokazał, że wprowadzenie jednego dokumentu zajmuje średnio 3 minuty, a co dziesiąty dokument jest „trudny" i zajmuje 10 minut.

• Dokumenty proste: 2 160 × 3 min = 6 480 min, czyli 108 godzin.
• Dokumenty trudne: 240 × 10 min = 2 400 min, czyli 40 godzin.
• Razem: 148 godzin miesięcznie, czyli niemal jeden pełny etat.

To wciąż przykład - ale pokazuje, jak szybko rosną liczby w skali biura. Teraz policz to samo na swoich danych i porównaj z liczbą osób, które w Twoim biurze zajmują się wprowadzaniem.

Pytania, które warto zadać przed decyzją

• Ile z moich dokumentów jest powtarzalnych: stali kontrahenci, te same kategorie, podobne kwoty?
• Ile czasu zajmuje mi dziś sprawdzenie dokumentu, który ktoś już wprowadził - i czy sprawdzenie propozycji systemu będzie szybsze?
• Czy oszczędzony czas przełożę na obsługę nowych klientów, doradztwo, czy na mniej nadgodzin przed terminami?
• Co stanie się z procesem, gdy liczba klientów wzrośnie o połowę - czy będę musiał zatrudnić kolejną osobę do wprowadzania?

Odpowiedzi na te pytania często zmieniają perspektywę: automatyzacja przestaje być kosztem, a staje się sposobem na wzrost bez proporcjonalnego wzrostu zatrudnienia.

To samo w dziale finansowym firmy

Rachunek działa tak samo w dziale finansowym średniej lub dużej firmy. Różnica polega zwykle na tym, że faktury kosztowe przechodzą dodatkowo przez obieg akceptacji: kierownik, MPK, zatwierdzenie płatności. Każdy z tych kroków to kolejne minuty i kolejne przypomnienia mailowe.

Warto więc liczyć nie tylko czas wprowadzenia, ale cały czas przejścia faktury przez firmę - od wpływu do zapłaty. W tym rachunku często okazuje się, że najdroższe nie jest samo przepisywanie, tylko czekanie.

Następny krok

Z policzonym kosztem łatwiej rozmawiać - w zespole, z klientami biura i z dostawcą oprogramowania. Łatwiej też ocenić, czy wdrożenie się opłaca i od których procesów zacząć.

Jeśli chcesz, policzymy to razem na Twoich liczbach podczas audytu procesów. Pokażemy, które dokumenty Taxso może przejąć od razu, a które wymagają dopasowania zasad.

Najczęstsze pytania